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疫情下,安排居家办公的法律风险控制要点|广东金本色律师事务所

返回列表 来源: 发布日期: 2022.12.22

近年来,伴随着疫情防控进入常态化和数字化浪潮的发展趋势,职场上传统的工作时间、工作地点的边界逐渐模糊, 远程办公、居家办公、混合办公 等新形态的办公模式兴起,并且受到越来越多职场人的青睐。

随着办公模式的变化,用人单位和员工之间传统的管理方式也随之发生变化,劳动关系面临新的调整,包括但不限于劳动报酬、工作时间和效率、工伤事故等管理。

但是这种“看不见”、“摸不着”、“管不了”的居家办公模式也带了新的挑战,那么对用人单位来说,居家办公应当注意什么?

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居家办公模式下的工资支付


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各类补贴项目

实践中,有些用人单位会设置 交通补贴、通讯补贴、餐饮补贴 等补贴项目,认为既然办公方式发生了变化,这些补贴项目也应当进行调整或取消。

如何调整或取消这些补贴项目呢?这里需要区分如下的情形:

一类情形是用人单位制定的各类补贴制度 ,对于补贴的定义和适用条件比较清晰,随着办公方式的调整,享有补贴的条件不再具备,此时,则依据制度不再享有。

比如,若交通补贴的定义和适用条件是,对于员工往返住所和公司时的补助(贴),那么,随着居家办公的实施,交通补贴自然就会进行变动。

一类情形是用人单位制度的各类补贴制度 ,比如,规定是按月支付,或者按照出勤支付,这时候虽然员工居家办公,但是并不必然导致各类补贴的调整,因为其依然符合享有各类补贴的条件。

换言之,判断用人单位能否单方调整各项补贴, 关键在于当员工居家办公的时候,按照制度规定是否具备享有的条件

若继续具备享有的条件,用人单位可以通过与员工协商一致,或者通过对制度进行修订并履行民主程序来调整。

若用人单位直接单方进行调整,则会存在拖欠工资的嫌疑和风险。

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奖金、工资

实践中,有些用人单位认为,办公模式的调整可能会导致员工的工作效率降低,故此,需要对员工的奖金、工资数额进行调整。

对于奖金项目的调整 ,同上述各类补贴的调整思路。

对于工资的调整 ,无论是工资数额、工资结构的调整,原则上需要与员工一对一的协商完成,并签署相应的书面文件。

若因为疫情原因导致用人单位经营困难,已经无财力按照现行的奖金、工资标准进行支付,则可以通过 制定缓发、减少工资方案并履行民主程序 的方式来操作。(详细请阅读《受疫情影响,用人单位可以减薪与缓发工资吗?》

若用人单位 直接单方 进行降低奖金、工资的支付数额,则属于未按照劳动合同约定及时足额支付劳动报酬,此时,员工可以要求补足差额,并要求解除劳动合同及经济补偿。

综上,当用人单位实施远程办公、居家办公、混合办公时,用人单位能否单方对员工的各类补贴、奖金、工资进行调整, 主要就是看办公地点的调整是否影响现行的享受条件

若不影响现行的享受条件,则原则上不会带来调整;若用人单位想进行调整,合规的操作是一对一的协商,或者通过民主程序来实施,注意保留好相关的痕迹和记录。

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居家办公模式下的工作时间

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考勤纪律管理

受新冠疫情影响,用人单位可以制定相应的 考勤制度、纪律规则 对员工居家办公期间的日常出勤进行管理,员工应当严格遵守并完成劳动任务。

另外,相对于传统的指定场所集中办公,居家办公在工作任务的安排和沟通方面存在一定困难,在此情况下,用人单位要求员工使用“飞书”“钉钉”“微信”等即时通讯软件沟通工作 并要求员工在规定时间内回复信息 并无不妥。

劳动者无正当理由拒绝执行的,用人单位可以实施警告等惩戒处分,劳动者的行为严重违反劳动纪律的,用人单位可以解除劳动合同。

需要注意的是,用人单位制定针对居家办公期间的员工考勤纪律等规章制度时,亦应当按照法定程序,并保证内容的合法、合理。

员工居家办公期间未及时回复信息、违反劳动纪律的,用人单位应当做好相应的证据留存, 在解除劳动合同前履行警告等告知义务

另外,疫情期间员工居家办公系用人单位对管理方式的调整,在合理的范围内且不涉及权利滥用的,无需征得劳动者同意,劳动者应当接受这种调整。

安排或取消居家办公也属于用人单位用工管理权的范畴, 劳动者申请居家办公应当获得用人单位批准

劳动者在用人单位要求其返岗工作后仍处于居家状态,未获得请假批准亦未提供劳动,此种情况可以认定为旷工。

需要注意的是,如果劳动者未获得用人单位的批准而居家办公,或者未按照用人单位的要求返岗上班,但确实又提供了劳动的,不能一概视为旷工,若此时用人单位按违纪解雇处理可能存在较大的法律风险。

同时, 建议用人单位与劳动者约定明确的居家办公期间的考勤管理制度 ,细化打卡方式、响应时间;在考勤记录方面 ,用人单位和劳动者双方应当保存往来记录、聊天截图等相关证据,以证实是否以“居家”的形式正常提供劳动。

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加班的问题

加班事实的认定包括两种情形,一种情形是用人单位安排员工 在休息时间工作 ,二是用人单位安排员工的工作在正常工作时间之内无法完成必须通过延长工作时间来完成

从劳动争议、诉讼的角度,对于后者举证难度是比较大的;对于前者举证则比较容易,比如,获得批准的加班申请记录,直线领导安排工作的邮件、短信、微信及即时通讯工具的记录等。

综上可见,员工居家办公期间,若在法定节假日(11天)、工作日延长员工的工作时间,那么,需要支付加班费;休息日安排员工工作的,可以安排调休或者支付加班费。

换言之, 居家办公期间原则上不影响加班事实的认定,亦不影响加班工资的支付

实务中,有些用人单位会认为,员工居家办公期间,肯定不像在公司上班一样,支付加班费不公平;有些员工则认为,以前在公司上班,上班下班时间界限分明,现在居家办公已经没有上班或下班的界限。

这些问题的出现,表面是加班工资的问题,背后则是管理模式的问题,需要从管理模式上着手来解决这些问题。

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居家办公模式下的工伤事故

员工居家办公期间发生意外事故,是否属于工伤的问题,是很多用人单位关注的话题。

从法律层面来看,居家办公并不影响工伤的认定,只要符合工伤认定所需要的“三工”原则,即 工作时间、工作场所、工作原因 就属于可以被认定为工伤的范畴。

但是,居家办公带来是工作时间、工作场所、工作原因的边界模糊,那么,在工伤认定过程中,无论对于用人单位、劳动者、人力资源社会保障部门都是比较大的挑战。

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工作时间

在传统办公模式之下,工作时间的边界比较清晰,且工作时间具有连续性,结合考勤记录、上下班时间、是否存在加班事实等要素,相对比较容易界定工作时间。

居家办公模式之下,实际上工作时间存在碎片化的情形,员工有更大的自主权来安排工作时间,可能在清晨、中午、下午、傍晚、深夜....工作时间边界不再清晰。

实践中,在申请认定工伤的过程中,用人单位和劳动者双方均认可属于工作时间,一般而言人力资源社会保障部门不予置评; 涉及重大伤亡事故时,则需要用人单位提供证据材料进行佐证,包括不限于工作安排记录等 。用人单位或者劳动者,对于是否处于工作时间发生争议时,则需要各自承担举证责任。

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工作场所

在居家办公的模式之下,工作场所由单位内部变为员工住所或者员工提供劳动的地点,比如,图书馆、咖啡店等。

判断是否属于工作场所, 一是依据双方的约定或者企业制定的居家办公制度中对于工作场所的要求 ;二是如果事先未做约定或制度未做规定,则需要依据实际情况来判断,若员工确实在某个场所履行劳动合同、提供劳动,一般亦会被认定为属于工作场所。

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工作原因

工作原因是指是否在履行工作职责,履行工作职责有几种情形:

一种情形是在执行公司的工作安排,包括安排的加班;

一种情形按照双方之约定的工作时间之内发生的;

最后一种情形是用人单位虽然未安排加班,事实上员工在提供劳动,比如,回答客户的问题,与客户电话沟通工作事宜等。

根据相关法律规定,员工在工作时间和工作场所内受到伤害, 用人单位或者社会保险行政部门没有证据证明是非工作原因导致,应当视为工作原因所导致

小金建议 用人单位在安排员工居家办公时明确约定居家办公的具体位置、上下班时间和休息时间,提示员工不要超时工作、保证身体健康。

如果员工在居家办公期间发生意外,用人单位应当及时协助员工保留相关凭证,依法向工伤部门提交工伤认定申请。

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