员工入职管理全流程合规实务（上）｜广东金本色律师事务所

什么是“企业的人力资源法律风险管理”？

对企业用工过程中的一系列法律风险，进行识别、评估、控制、化解。

很多风险的防范，从源头上入手，可达到事半功倍的效果。 而招聘入职的法律风险正是最隐蔽、最容易被企业管理者们忽视的。

“请神容易送神难” ，正是前期的忽视给后期埋下了雷。

（1）民事责任

《劳动合同法》规定，以欺诈手段使对方在违背真实意思的情况下订立劳动合同的，劳动合同无效， 劳动者有权要求用人单位支付经济补偿 。

因此，发布虚假招聘信息构成欺诈的，劳动者可以此为由解除劳动合同并要求支付经济补偿金。

（2）行政责任

《就业服务和就业管理规定》规定，用人单位招用人员不得提供虚假招聘信息，发布虚假招聘广告，由劳动保障部门责令改正，并 可处以1000元以下的罚款 。

对劳动者造成损害的，劳动者还可以要求用人单位赔偿经济损失。

《劳动合同法》规定，用人单位有权了解劳动者与劳动合同直接相关的基本情况，劳动者应当如实说明。

该规定明确赋予了 用人单位对劳动者的知情权 ，公司有权审查劳动者提供的年龄、学历、工作经验、专业技能等基本情况是否属实。

近年来，“学历造假”、“简历欺诈”、“假身份证入职”导致的劳动争议案件已屡见不鲜，给公司造成了重大的经济损失和信誉损失，这类案件的起因即为 公司未进行严格的入职背景调查导致 。

因此，公司应充分运用《劳动合同法》赋予的知情权，做好入职审查和背景调查工作，从而保证招聘质量，并从根本上防范用工风险。

（2） 招聘广告

严格审查招聘广告，招聘广告的表述要严谨。

此处尤其要关注如企业采用委托第三方公司进行招聘时，要对招聘机构的招聘广告做事前审查，避免出现涉嫌就业歧视的招聘条件，如限定性别、民族、宗教信仰、户籍、容貌等。

（3）面试过程

负责招聘录用的HR人员，在面试过程中不得使用任何歧视性语言，不得询问应聘者涉嫌就业歧视的问题。

如询问应聘人员婚育情况，以及决定录用前要求应聘人员填写、提供的资料中涉及婚育情况。

（4）招聘流程

企业设计招聘录用流程，尽可能严谨合理，避免某些行为被应聘者误认为就业歧视。

在全部招聘流程结束后再综合确定是否录用应聘者，不要在应聘某个环节结束后就告诉应聘者是否通过或承诺录用。

（5）保留证据

企业在招聘用工时除了避免出现上述问题外，应注意保存必要的招聘启事、应聘登记表、健康体检表、规章制度、劳动合同等证据材料作为应对潜在诉讼风险的证据，尽量避免就业歧视造成的法律风险。

当企业实际情况、录用待遇与招聘信息存在差异时，应当 在入职通知书或劳动合同中予以再次确认 ，从而规避发布虚假招聘信息的风险。

（1）对劳动者个人身份信息的审查

包括姓名、性别、年龄、户籍、居住地址、直系亲属及联系方式等。

（2）对劳动者学历、职业资格、工作技能、工作经验、外语水平的审查

企业可要求劳动者一一提交学历证书、职称证书和执业资格证书的原件、复印件，有条件的 企业还可以从相关部门对上述证件进行查验。

企业还应当要求劳动者在 《岗位申请表》《入职申请书》 等文件中明确承诺，劳动者提供的入职资料若存在虚假伪造内容的一律视为欺诈，企业有权不予录用或解除劳动合同。

（3）对劳动者是否已从原工作单位离职的审查

《劳动合同法》第九十一条规定：“用人单位招用与其他用人单位尚未解除或者终止劳动合同的劳动者，给其他用人单位造成损失的，应当承担连带赔偿责任。”

因此，应重点核查劳动者是否已和原工作单位解除劳动关系。

实践中，企业一般会要求劳动者提供原工作单位出具的 《离职证明》 ，若无法提供《离职证明》的，企业可要求劳动者提供原工作单位的联系方式或证明人用于进行背景调查。

同时应要求 劳动者出具承诺书 ，保证已与原工作单位解除劳动关系，否则因其未离职导致企业被追究法律责任，由其自行承担责任并赔偿给企业造成的经济损失。

（4）对劳动者是否与原工作单位签订竞业限制协议、保密协议、培训协议等约束性文件的审查

若劳动者违反竞业限制协议约定侵犯原工作单位商业秘密的，将构成侵权，企业将面临包括 民事责任 （停止侵害、赔偿损失等）、 行政责任 （行政罚款）甚至 刑事责任 （侵犯商业秘密罪）在内的不良法律后果，且此类不正当竞争的诉讼案件亦将对企业的商誉造成不利影响。

企业可通过以下方式 规 避可能侵犯第三方公司权益的法律风险 ：

（1）对于某些可能涉及 公司运营战略、核心技术秘密岗位人员 ，可根据劳动者提供的简历、社保记录、离职证明等资料，对劳动者离职2年内的各个企业进行背景调查， 以确定是否存在竞业限制条款 ，是否就知识产权、保密信息等存在任何争议及纠纷，并留存相应背景调查报告及资料。

（2）若劳动者确无法证明其是否与原工作单位签署保密协议、竞业限制协议、培训协议，且企业又急需该人才的，则在于该劳动者签订《劳动合同》时，应 要求劳动者明确书面承诺 ：“劳动者保证在签订本合同时不存在与其他用人单位的保密协议、竞业限制协议、培训协议，否则因此产生任何劳动争议、纠纷的，由劳动者自行承担全部责任并赔偿由此给公司造成的全部损失，且公司有权解除劳动合同。”

（3）若 存在确实与原工作单位签署竞业限制协议 且公司仍认为有必要聘用的劳动者，则可由公司HR、法务、顾问律师协同确认竞业限制协议是否有效、是否存在可以解除协议的情形，公司是否为竞业限制协议限制劳动者就业的企业类型等。

2021年11月1日，《个人信息保护法》正式施行，并明确规定“ 处理个人信息应当取得个人同意 ”。

数据合规的大背景下，公司在入职管理阶段如何做到既保障了用人单位对劳动者的知情权，又能规避违反《个人信息保护法》等法律规定的风险？

（1）员工书面同意

公司应当在招聘阶段事先明确告知劳动者。

在劳动者入职之前，公司或公司委托的第三方调查服务提供商可能需要收集、核查其与应聘岗位有关个人信息，用于人力资源管理、背景审查等与劳动者入职管理有关的用途，并征得劳动者的书面许可， 签署《背景调查授权书》 。

公司可向劳动者明示，如其不同意提供相关信息，可能会影响到公司对其是否满足招聘岗位的判断。

（2）员工信息收集范围

公司收集劳动者个人信息时，应 仅限于与劳动合同直接相关的范围内 ，如劳动者的学历、职业资格、工作技能、工作经历、是否与原工作单位终止劳动关系，以及其他与劳动合同订立、履行相关的年龄、居住住址、身体状况等。

入职背景调查应当在签订劳动合同或者发出录用通知书前进行。

公司如果在签订劳动合同后以劳动者不同意提供相关个人信息、不同意入职调查为由解除劳动合同，则可能面临违法解除劳动合同的法律风险。