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如何制定出合法有效的企业规章制度?|广东金本色律师事务所

返回列表 来源: 发布日期: 2022.10.28

没有规矩,不成方圆 ”,自古以来,人们都非常强调制度的重要性。科学管理企业,离不开规章制度。

人管人很难,制度管人比较容易,要做到用制度管人,用人单位必须要有一套体系健全的规章制度。

规章制度的约束可以让企业的每位员工都调整到最佳的工作状态,同时还能实现管理的公平性,用制度说话,管理者才能从常态的琐碎纠纷事务中解脱出来,专注于更重要的工作。

什么样的规章制度才是合法有效的 ?今天小金将与你一同探讨。

1

规章制度无效的法律后果


企业规章制度是企业对生产技术经济活动所制订的各种规则、章程、程序和办法的总称。主要包括 生产技术规程 管理工作制度 各种责任制度

《劳动法》第二十五条第二款 规定:严重违反劳动纪律或者用人单位规章制度的,用人单位可以解除劳动合同。

《劳动合同法》第三十九条第二款 规定:严重违反用人单位的规章制度,用人单位可以解除劳动合同。

那么,如果企业规章制度不合法,会有什么风险吗?

1

支付经济补偿金

根据《劳动合同法》第三十八条和第四十六条的规定,用人单位的规章制度违反法律、法规的规定,损害劳动者权益的, 劳动者可以解除劳动合同,并且要求用人单位支付经济补偿

2

行政处罚

根据《劳动法》第八十九条的规定,用人单位制定的劳动规章制度违反法律、法规规定的,由劳动行政部门给予警告, 责令改正 ;对劳动者造成损害的,应当承担赔偿责任

根据《劳动保障监察条例》第十一条、第十八条的规定,劳动保障行政部门有权对用人单位制定内部劳动保障规章制度的情况实施劳动保障监察,对于违反劳动保障法律、法规或者规章的行为,劳动保障行政部门有权对用人单位作出 行政处罚

3

无法作为劳动纠纷中的有效证据

根据《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律问题的解释(一)》(2021年1月1日生效)第五十条的规定,用人单位根据劳动合同法第四条规定,通过民主程序制定的规章制度,不违反国家法律、行政法规及政策规定,并已向劳动者公示的,可以作为确定双方权利义务的依据。

也就是说, 只有经过民主程序制定的、内容合法且向劳动者公示的劳动规章制度才具有法律效力
如果内容合法、民主程序、公示程序三者缺其一,则劳动规章制度将不具备法律效力,无法成为劳动纠纷过程中的有效证据。

2

精细化指引


制定一个生效的规章制度在法律层面上相当复杂,首先 制定主体必须适格 ,规章制度的 内容应既合法又合理 ,规章制度的通过还要经 民主程序 ,最后规章制度要 向劳动者公示 ,只有劳动者知悉了规章制度的内容才能对其适用。
而如何结合公司实际情况制定出最适合的规章制度才可以为企业赋予更蓬勃的生命力,小金给出以下建议:

1

需注意发布主体

即使规章制度是由公司具体部门如公司人力资源部、法务部等,负责规章制度的起草工作, 建议最后以公司的名义发布 。这样才能保证规章制度的权威性和可执行性。

如果规章制度中对发布主体有特别规定的,可依据章程规定执行。

2

规章制度内容须符合法律规定

规章制度体现的是用人单位管理者意志,但这种意志仍然受到国家法律法规的制约。

规章制度内容可以是法律法规的细化,可以是管理意志的体现,但是 不能违反国家法律、行政法规及政策的规定 不得损害劳动者的合法权益

实践中有的企业规章制度规定在本单位工作满一年才享有年休假,入职要交保证金,社保缴费基数低于实际工资,加班费基数低于实际工资水平,企业单方面调岗调薪等等,这些都是违反法律规定的。

3

规章制度制定后须进行公示

规章制度是劳动者在工作中要遵循的行为规范,应对其适用对象进行明示,未经明示,劳动者无所适从,对其不具有约束力。

一般而言,公示应采用 正规、公开、可以较长时间持续 的方法。为便于日后在劳动争议处理中举证,用人单位应 保存公示和告知劳动者的证据

常见的公示方法主要有以下几种:

公示方法
注意保存相应记录

网站或电子邮件

申请公证+公司网站或规章制度学习确认书或已阅读确认表

公告栏张贴

拍照或录像+已公示已阅读确认
员工手册
         签字确认(员工手册签收备案表)
培训
签字确认,有条件的也可对培训过程进行拍照或录像
劳动合同附件
签字确认(劳动合同签收备案表)

微信、QQ电子档送达告知法

规章制度已接收与已学习确认书
规章制度传阅法
规章制度告知确认书签字【建议】

企业可根据自身实际情况,选择1至2种公示方法。无论哪种方式,企业只要可以证明规章制度已经让员工知晓即可。建议企业在履行公告程序的过程中应当 多注意书面证据的留存

在规章制度公示之后,企业可以让员工签署关于规章制度已经公示过的确认文件,在此类文件上不仅要明确公示的具体文件名称,还可以写上这样的内容:“ 我已认真阅读并理解了已经公示并履行过民主协商程序的《XX》规章制度,愿意遵守《xx》规章制度。

4

劳动规章制度须履行民主程序

法律对于涉及劳动者切身利益规章制度的制定程序要求更加严格。

所谓 涉及劳动者切身利益的规章制度 (以下简称劳动规章制度),是指与劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等有关的直接影响到劳动者权益的制度、决定或者重大事项。

如何理解“ 切身利益 ”?

通俗地说,该制度针对的是“人”,往往就属于切身利益的范畴;针对的是“事”,往往就不属于切身利益的范畴。

例如,《企业财务管理规定》中如有劳动报酬方面的规定,则属于切身利益的范畴;当中的付款流程与报销流程则不属于切身利益的范畴,付款与报销流程属于“事”的范畴;而其他方面的内容应该是企业决策层与财务部之间的问题,原则上也不属于切身利益的范畴。

只有内容合法、经过民主程序且经过公示的劳动规章制度才具有法律效力 。“内容合法”、“公示程序”前文已述,此处重点讲解“民主程序”。

劳动规章制度的民主程序可分为 两大步骤:一是征求意见,二是协商确定
1)征求意见
  • 召开职工代表大会,与职工代表协商讨论规章制度征求意见稿,并修订。

  • 使用文本(保留证据) :《会议签到表》+《规章制度民主讨论、协商会议纪要》+现场照片

2)协商确定
  • 与职工代表或工会协商讨论规章制度修订稿,并定稿。

  • 使用文本(保留证据)

与职工代表 :《会议签到表》+《规章制度审核和确定会议纪要》+现场照片

与工会 :《会议签到表》+《重大事项告知书(工会沟通函)》+《规章制度(重大事项)平等协商确定会议纪要》+《协商确认函》+现场照片

企业只要履行了平等协商程序,即使不采纳员工建议也不会影响到规章制度民主程序的合法性。

- END -

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