企业对账单中的法律风险及防范措施｜广东金本色律师事务所

企业对账单是企业买卖交易中常用的文件材料，主要证明买卖双方货物交易的往来情况。

根据《最高人民法院关于审理买卖合同纠纷案件适用法律问题的解释》第一条规定，对账单对于交易确认的证据效力被法律认可，由于其形式和操作简洁方便而被很多企业接受和采用。

现实中不少企业对小小的对账单在管理上不够重视， 缺少内容要件和程序规范 ，一旦买卖双方产生矛盾纠纷，法律风险将转变为巨大的物质损失。

对账单格式内容应涵盖买卖交易的主要内容，如品名，规格，数量，单价，金额，欠款金额。

频繁交易的买卖双方，往往发生退货换货、奖励赠与、价格折让等事项，这些事项也需要在对账单中明确。

安全的做法是事先签订一份书面协议 ，按照买卖合同的要求明确买卖交易的主要事项和权利义务，如委托对账人、付款期限、质量标准、异议期限等。约定充分的协议配合对账单能 明确记载双方交易约定和交易记录 。

另外，对账单内容应体现双方认可的意思表示，例如注明： 经双方核对确认无误，截止*年*月*日，**公司尚欠**公司货款共计：**元 。

对账单需要显示双方单位名称，且应与营业执照或者工商登记记载的名称一致，不要简写。

否则一旦诉至法院，由于交易方不明确，卖方需要承担证明交易事实的举证责任，徒增诉讼风险。现实中出现过本来是**公司，写成了**部门或**厂，或者发货方写成了个人。

如果由其他人签收，应在事先协议中明确或者需要签订补充协议明确委托关系。

现实中常常由收货方的员工签字，其不利后果是一旦收货方不承认交易行为，并且不承认员工是自己委托签字的人，发货方在诉讼中需要证明签字方对账是职务行为，如果未能举证且没有其他证明交易存在的材料，将面临败诉。

长期交易中，往往发生价格变动、退换货、发票等方面的特殊事项。

除在对账单中明确这些事项外，还应在协议和对账单中明确异议提出的方式和期限，并载明逾期视为确认对账单内容。

主要提出方式应 明确以书面形式 ，且规定的 异议期限应合理 。避免法院不予认可。

对账单中明确还款期限有三重作用。

首先，确定了主张权利的时间起点，有利于避免超出诉讼时效。

其次，收货方没有及时支付货款的，发货方就可以向收货方主张逾期付款的违约金。

最后，对收货方还款也能起到督促作用。收货方通常考虑违约成本而及时支付发货方的货款。

超出诉讼时效，将失去胜诉权。

发货方除应在对账单中明确还款期限外，对于尚不打算起诉的，企业也可签订还款协议和有效证人共同上门催要等方式，中断并重新计算诉讼时效。